Prioriteit geven aan duurzaamheid
Duurzaamheid is geen keuze meer, het is een essentieel onderdeel van elke conferentie. Bezoekers verwachten een milieuvriendelijke aanpak, die de ecologische footprint minimaliseert.
Praktische tips om milieuvriendelijk te zijn:
- Koolstofdioxidecompensatie: Kies voor organisaties die CO₂-compensatieprogramma's aanbieden om de uitstoot van reizen en alles wat daarbij komt kijken te compenseren.
- Digitale agenda's: Vervang gedrukt materiaal door digitale alternatieven zoals mobiele apps of QR-codes.
- Duurzame catering: Kies voor lokale en seizoensgebonden ingrediënten en maak gebruik van een methode om voedselverspilling tegen te gaan.
- Milieuvriendelijke locaties: Kies voor locaties met een LEED-certificaat of die op z’n minst duurzaam te werk gaan en bijvoorbeeld gebruikmaken van schone energie of aan recycling doen.
De opkomst van hyperpersonalisatie
De tijd van one-size-fits-all-conferenties is voorbij. Bezoekers willen evenementen die zijn afgestemd op hun specifieke doelen en interesses. Een persoonlijke touch geeft de bezoeker een betere ervaring en maakt persoonlijk contact betekenisvoller.
Hoe kunt u uw event personaliseren?
- AI-aangedreven netwerken: Gebruik AI-tools om deelnemers met dezelfde interesses, dezelfde functie of uit een vergelijkbare sector te matchen bij het netwerken.
- Schema’s op maat: Laat deelnemers sessies en workshops kiezen die aansluiten bij hun professionele doelen.
- Gepersonaliseerde uitnodigingen en vervolgacties: Gebruik de gegevens van de deelnemers om ze e-mails te sturen die relevant zijn voor hun persoonlijke uitdagingen en doelen.
- Branding: Bied gepersonaliseerde items aan, zoals notitieboekjes met de naam van de deelnemer of ondersteunend materiaal dat past bij de sessie van hun keuze.
Focus op gezondheid en welzijn
Naast fysiek gezondheid staat ook het mentale en emotionele welzijn van deelnemers steeds vaker centraal.
Verbeteringen voor het welzijn tijdens conferenties:
- Ontspanningsoefeningen tussendoor: Yoga- of mindfulness-lessen kunnen deelnemers helpen om tussen de vergaderingen door nieuwe energie te krijgen.
- Gezonde cateringopties: Bied een ruime keuze aan voedzame snacks en maaltijden aan die energie geven en helpen de focus vast te houden.
- Stiltezones: Zorg tijdens drukke bijeenkomsten voor stilteplekken waar deelnemers zich even kunnen terugtrekken om de batterij weer op te laden.
- Sprekers uit de welzijnssector: Nodig deskundigen uit de welzijnssector uit om te deelnemers lessen te leren over stressmanagement, geluk en zelfvertrouwen.
Bijzondere ervaringen die een blijvende indruk achterlaten
Bijzondere ervaringen tillen conferenties naar een hoger plan en bezorgen het publiek een onvergetelijke tijd.
Ideeën voor bruisende conferenties:
- Augmented & Virtual Reality (AR/VR): Maak gebruik van AR voor betere presentaties of pas VR toe om virtuele stands voor exposanten te creëren
- Thematische installaties: Denk aan speelse kunstinstallaties of interactieve displays die refereren aan de belangrijkste thema's van uw conferentie.
- Gamified-sessies: Voeg spelelementen toe, zoals wedstrijden met een klassement of puntentelling om deelnemers te vermaken.
- Unieke optredens: Verras gasten met optredens tussendoor of interessante speeches door creatief gebruik te maken van multimedia.
Inclusieve activiteiten voor een divers publiek
Inclusiviteit is niet langer alleen een trend, het is een essentieel onderdeel geworden van conferenties. Door ervoor te zorgen dat uw evenement toegankelijk is voor alle deelnemers en iedereen zich welkom voelt, laat u zien dat u zich inzet voor diversiteit, gelijkheid en inclusiviteit.
Manieren om de inclusiviteit te vergroten:
- Taaltoegankelijkheid: Bied tolkdiensten, ondertiteling en meertalige evenementen-apps aan.
- Mobiliteitsvriendelijke locaties: Kies voor locaties met rolstoelhellingen, liften en toegankelijke zitplaatsen voor mensen met mobiliteitsproblemen.
- Dieetopties: Zorg voor voldoende maaltijdopties en houd daarbij rekening met diëten en culturele voorkeuren.
- Genderneutrale ruimtes: Zorg dat er behalve gewone wc’s ook genderneutrale toiletten zijn en kies voor naamplaatjes met verschillende aanspreekvormen.
- Inclusieve activiteiten: Zorg ervoor dat activiteiten en entertainment inclusief zijn. Houd rekening met culturele verschillen en andere wensen.
Bij Travel Counsellors for Business helpen we organisaties een hernieuwde kijk te krijgen op het organiseren van congressen. Van het vinden van geschikte en duurzame locaties tot het regelen van reizen voor bezoekers van over de hele wereld; wij zorgen ervoor dat aan elk detail wordt gedacht. Neem contact met ons op om te zien hoe we u kunnen helpen met de organisatie van uw volgende grote evenement.
