De belangrijkste congrestrends voor nu en de toekomst

Plant u een grootschalig congres? Dan wordt het tijd uw aanpak te heroverwegen. Conferenties zijn van traditionele evenementen die om onderhandelen draaien, aan het veranderen in bruisende, betekenisvolle evenementen. Vooruitlopen op de trends kan het verschil maken. 

In deze blog onderzoeken we de belangrijkste trends op het gebied van conferenties en kijken we hoe u met het oog op deze trends uw evenement onvergetelijk kunt maken.

Prioriteit geven aan duurzaamheid 

Duurzaamheid is geen keuze meer, het is een essentieel onderdeel van elke conferentie. Bezoekers verwachten een milieuvriendelijke aanpak, die de ecologische footprint minimaliseert.

Praktische tips om milieuvriendelijk te zijn:

  • Koolstofdioxidecompensatie: Kies voor organisaties die CO₂-compensatieprogramma's aanbieden om de uitstoot van reizen en alles wat daarbij komt kijken te compenseren.
  • Digitale agenda's: Vervang gedrukt materiaal door digitale alternatieven zoals mobiele apps of QR-codes.
  • Duurzame catering: Kies voor lokale en seizoensgebonden ingrediënten en maak gebruik van een methode om voedselverspilling tegen te gaan.
  • Milieuvriendelijke locaties: Kies voor locaties met een LEED-certificaat of die op z’n minst duurzaam te werk gaan en bijvoorbeeld gebruikmaken van schone energie of aan recycling doen.

De opkomst van hyperpersonalisatie 

De tijd van one-size-fits-all-conferenties is voorbij. Bezoekers willen evenementen die zijn afgestemd op hun specifieke doelen en interesses. Een persoonlijke touch geeft de bezoeker een betere ervaring en maakt persoonlijk contact betekenisvoller.

Hoe kunt u uw event personaliseren?

  • AI-aangedreven netwerken: Gebruik AI-tools om deelnemers met dezelfde interesses, dezelfde functie of uit een vergelijkbare sector te matchen bij het netwerken.
  • Schema’s op maat: Laat deelnemers sessies en workshops kiezen die aansluiten bij hun professionele doelen.
  • Gepersonaliseerde uitnodigingen en vervolgacties: Gebruik de gegevens van de deelnemers om ze e-mails te sturen die relevant zijn voor hun persoonlijke uitdagingen en doelen.
  • Branding: Bied gepersonaliseerde items aan, zoals notitieboekjes met de naam van de deelnemer of ondersteunend materiaal dat past bij de sessie van hun keuze.

Focus op gezondheid en welzijn

Naast fysiek gezondheid staat ook het mentale en emotionele welzijn van deelnemers steeds vaker centraal.

Verbeteringen voor het welzijn tijdens conferenties:

  • Ontspanningsoefeningen tussendoor: Yoga- of mindfulness-lessen kunnen deelnemers helpen om tussen de vergaderingen door nieuwe energie te krijgen.
  • Gezonde cateringopties: Bied een ruime keuze aan voedzame snacks en maaltijden aan die energie geven en helpen de focus vast te houden.
  • Stiltezones: Zorg tijdens drukke bijeenkomsten voor stilteplekken waar deelnemers zich even kunnen terugtrekken om de batterij weer op te laden.
  • Sprekers uit de welzijnssector: Nodig deskundigen uit de welzijnssector uit om te deelnemers lessen te leren over stressmanagement, geluk en zelfvertrouwen.

Bijzondere ervaringen die een blijvende indruk achterlaten

Bijzondere ervaringen tillen conferenties naar een hoger plan en bezorgen het publiek een onvergetelijke tijd.

Ideeën voor bruisende conferenties:

  • Augmented & Virtual Reality (AR/VR): Maak gebruik van AR voor betere presentaties of pas VR toe om virtuele stands voor exposanten te creëren
  • Thematische installaties: Denk aan speelse kunstinstallaties of interactieve displays die refereren aan de belangrijkste thema's van uw conferentie.
  • Gamified-sessies: Voeg spelelementen toe, zoals wedstrijden met een klassement of puntentelling om deelnemers te vermaken.
  • Unieke optredens: Verras gasten met optredens tussendoor of interessante speeches door creatief gebruik te maken van multimedia.

Inclusieve activiteiten voor een divers publiek

Inclusiviteit is niet langer alleen een trend, het is een essentieel onderdeel geworden van conferenties. Door ervoor te zorgen dat uw evenement toegankelijk is voor alle deelnemers en iedereen zich welkom voelt, laat u zien dat u zich inzet voor diversiteit, gelijkheid en inclusiviteit.

Manieren om de inclusiviteit te vergroten:

  • Taaltoegankelijkheid: Bied tolkdiensten, ondertiteling en meertalige evenementen-apps aan.
  • Mobiliteitsvriendelijke locaties: Kies voor locaties met rolstoelhellingen, liften en toegankelijke zitplaatsen voor mensen met mobiliteitsproblemen.
  • Dieetopties: Zorg voor voldoende maaltijdopties en houd daarbij rekening met diëten en culturele voorkeuren.
  • Genderneutrale ruimtes: Zorg dat er behalve gewone wc’s ook genderneutrale toiletten zijn en kies voor naamplaatjes met verschillende aanspreekvormen.
  • Inclusieve activiteiten: Zorg ervoor dat activiteiten en entertainment inclusief zijn. Houd rekening met culturele verschillen en andere wensen.

Bij Travel Counsellors for Business helpen we organisaties een hernieuwde kijk te krijgen op het organiseren van congressen. Van het vinden van geschikte en duurzame locaties tot het regelen van reizen voor bezoekers van over de hele wereld; wij zorgen ervoor dat aan elk detail wordt gedacht. Neem contact met ons op om te zien hoe we u kunnen helpen met de organisatie van uw volgende grote evenement.


Hoe wij de balans tussen werk en privé van uw zakenreizigers helpen bewaren

22 mei 2025

Het combineren van werk en privéleven is vaak een uitdaging, zeker voor zakenreizigers. Een reismanagementbedrijf als Travel Counsellors for Business kan een groot verschil maken wat betreft het bewaken van een gezond evenwicht tussen werk en privé.  Hieronder leest u hoe u met behulp van de diensten van een reismanagementbedrijf als het onze de zakenreiservaring van uw werknemers kunt verbeteren, zodat ze productief blijven, maar tegelijk aan hun welzijn denken.

De belangrijkste zakenreistrends voor nu en de toekomst

14 mei 2025

Voor elk bedrijf, met name binnen het MKB, is het meegaan met reistrends essentieel om up-to-date te blijven en tegelijkertijd het comfort en de veiligheid van werknemers te waarborgen. Zakenreizen evolueren snel en dienen in te spelen op de technologische vooruitgang en veranderende behoeften van reizigers. Organisaties zullen zich moeten aanpassen aan de snelle veranderingen, anders lopen ze het risico de boot te missen. In deze blog onderzoeken we enkele van de belangrijkste trends die gaande zijn in de wereld van het zakenreizen.

Het plannen van een onvergetelijke en impactvolle incentive-reis

25 april 2025

Het motiveren van uw personeel draait om meer dan alleen bonussen en voordelen. De best presterende bedrijven doen er tegenwoordig alles aan om het harde werk van hun werknemers te belonen. Een uitstekende strategie daarbij is het aanbieden van incentive-reizen. Deze unieke ervaring is niet alleen leuk voor uw teamleden, maar kan ook hun onderlinge samenwerking, creativiteit en loyaliteit bevorderen. Is het uw taak een incentive-reis te plannen, dan loodsen wij u door het proces heen om te zorgen dat uw evenement onvergetelijk, inclusief en impactvol is.